創業成為老闆後,無人可再指派你如何做事,為讓公司維持運轉,老闆必須要親力親為。究竟管理公司需要處理甚麼事項?以下羅列每月及每年公司管理層一定要處理的重要事項,讓想創業或新創業的人士作參考。
每月任務清單
強積金供款
法例訂明,僱主必須於每月的第10日或之前,為所有按月支薪的僱員向受託人作出強積金供款,同時送達付款結算書。如供款日是星期六、星期日、公眾假日、烈風警告日(即熱帶氣旋警告八號或以上信號)或黑色暴雨警告日,供款日將順延至下一個工作日。
整理發票
經營生意就會與人有業務往來,為了現金流方便,大多公司都是採用月結的方式付款,在業務頻繁下你也未必記清所有款項,而發票就是你付款及收款的依據,所以你需將發票保存妥當,而且要抽時間對清每張發票的金額是否正確,一旦出錯,這將直接影響你公司的收入,務必小心處理。
員工出糧
根據《僱傭條例》,工資需在每段工資期最後一天完結後7天內支付給員工,假如你的公司糧期是每月30或31號,必須於下一個月7號前出糧。除了長期僱員外,也不要忘記兼職、臨時員工的工資結算,以免出現勞資糾紛。
年度任務清單
提交周年申報表
除無限公司外,一般企業每年都要都要按時向公司註冊處遞交「周年申報表」,每年公司成立周年日後的42天內,需填妥周年申報表(NAR1),內容包括董事、股東、公司秘書、註冊辦事處地址、股本、公司紀錄地址等公司重要資料。
商業登記續期
在香港做生意必須要有商業登記證,而商業登記證的有效期分為1年或3年,商業登記署約會到期前1個月發出商業登記繳款通知書,提醒你付款續期,但有時未必會收到繳款通知書,所以要自己留意商業登記證的有效期,在規定時間內完成繳款,以免觸犯法例。
公司報稅
在每年4月的第一個工作日,稅務局會向大部分僱主發送僱主報稅表(BIR56A表格)。僱主需要1個月內填妥BIR56A表格並連同每位員工的IR56表格交回稅務局,申報僱員資料及薪酬紀錄。
保險續約
你應每年最少審視1次公司所購買的保障,如勞工保險、醫療保險是否需要修訂、續約,可因應公司業務的發展狀況及員工意見,考慮現在購買的保障範圍是否足夠,保費是否合宜,
財務審計
根據公司法,有限公司每年必需將公司的財務報告交由獨立會計師作出審計,並向稅局提交其審計報告,香港公司多會選擇每年的12月31或3月31日做財務審計,因其申報期限較長,有更多的時間緩衝。為了加快審計流程,你可事先準備發票、合同、銀行對賬單、支出收據等所需資料,以免耽誤提交審計報告的時間。
善用工具幫忙
管理者每月及每年都有很多鎖事需要跟進,而且每間公司的業務不同,需要關注的事項亦各不相同,如果單是用腦去記,不但傷神,亦有機會大意忘記,為免錯過這些重要日子,你可善用AI工具及各種軟件,製作屬於自己的日程表,定時給你作出提醒,讓公司發展更順暢的發展。